Mit der zunehmenden Bedeutung von Social Media – bzw. nennen wir es doch beim Namen: Facebook, Twitter, Studi-/Mein-/SchülerVZ, Foren, Blogs, kununu & Co. – beobachte ich eine sehr löbliche Entwicklung in Unternehmen: GF/HR/PR/Recht & Marketing sind sich zunehmend ihrer Rolle als Sozialisations-Verantwortliche für die eigenen Mitarbeiter bewusst, und erstellen sog. Social Media Policies für eben diese.

Kurze Begriffserklärung: Eine Social Media Policy regelt den Umgang der eigenen Mitarbeiter – als Mitarbeiter – mit dem Internet (Social Media, Web 2.0 …) und dient als Ratgeber (?) mit eben diesem Medium ganz generell.

In den USA gibt es schon zig-Beispiele für Social Media Policies, im DACH Raum ist das Vorhandensein einer solchen (noch) eher die Ausnahme als die Regel.

Wollen wir wetten, dass „Social Media Policy“-Bestandteile künftig in Arbeitsverträge aufgenommen werden?

Klaus Eck – ein absolut empfehlenswerter Blogger/Buch Autor und Consultant für Online-Reputation hat einen Link zu einer Sammlung von Social Media Policies veröffentlicht und ich habe mir die Mühe gemacht ALLE zu durchzulesen. Aus allen 100 Policies und einigen mir bekannten europäischen Beispielen habe ich den Versuch eines Social Media Policy PROTOTYPEN gewagt und mir aus den besten Policies die Passagen herausgesucht. Hier mein Versuch einer Standard Social Media Policy für JEDES Unternehmen mit wertvollen Tipps für den Umgang mit Social Media als Angestellter eines Unternehmens.

(Vorwort: XY steht für einen beliebigen Unternehmensnamen)

Ratgeber für der richtigen Umgang mit dem Internet für Mitarbeiter von XY

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Wir von XY wissen um die Bedeutung des Mediums Internet und wie es die öffentliche Wahrnehmung über unser Unternehmen, unsere aktuellen und zukünftigen Produkte, Mitarbeiter, Partner und Konsumenten beeinflusst. XY erkennt die Bedeutung von Internet-Tagebüchern (sog. Blogs) und in sozialen Netzwerken (z.B. Facebook, Xing, Twitter) aktiven Mitarbeitern und respektiert diese.
(frei übersetzt aus der Social Media Policy von: about.com)

Die XY Geschäftsführung, Mitarbeiter aus dem Marketing, aus der HR Abteilung, aus der IT, der Rechtsabteilung und der Unternehmenskommunikation haben diesen Ratgeber entwickelt, um Ihnen wichtige Handlungsempfehlungen und Tipps für den richtigen und verantwortungsbewssten Umgang mit dem Internet, zu geben. Beachten Sie bitte, dass einige der Punkte Handlungsanweisungen darstellen und für XY Mitarbeiter bindend sind.
(frei übersetzt aus der Social Media Policy von: Kodak)

1. Der richtige Umgang mit vertraulichen Informationen

Es ist nicht gestattet, vertrauliche Informationen über XY zu veröffentlichen. Diese Informationen können umfassen: Informationen über Patente; Produktentwicklung; Zahlen aus Vertrieb, Finanzen oder Marketing; Mitarbeiterzahlen oder die Unternehmensstrategie. Die Aufzählungen dienen nur als Beispiele und haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, was bei XY als „vertrauliche Information“ gilt.
(frei übersetzt aus der Social Media Policy von: about.com)

2. Veröffentlichung von Inhalten im Zusammenhang mit XY

Sollten Sie zu Internet-Diskussionen im Zusammenhang mit XY beitragen wollen, so identifizieren Sie sich als Mitarbeiter von XY und fügen Sie hinzu, dass Ihr Beitrag Ihre persönliche Sicht widerspiegelt und nicht die von XY.
(frei übersetzt aus der Social Media Policy von: Cisco)

Da Sie für Ihre Beiträge in Foren, Blogs und sozialen Netzwerken zur Verantwortung gezogen werden können, sollten Sie keine beleidigenden, diskriminierenden, rassistischen und vulgären Beiträge verfassen.
(frei übersetzt aus der Social Media Policy von: Cisco)

Sprechen Sie respektvoll über Ihren Arbeitgeber, aktuelle und potentielle Kunden. Beteiligen Sie sich nicht an Hetzkampagnen oder sonstigen Diskussionen, die XY durch Ihre Handlungen schaden könnten.
(frei übersetzt aus der Social Media Policy von: about.com)

Als Mitarbeiter/in haben Sie das Recht, sich privat und auch öffentlich über XY zu äußern – positiv wie negativ. Wenn Sie dies tun, sollten Sie in Ihrem eigenen Interesse und aus Respekt gegenüber der Community möglichst deutlich machen, dass Sie nur aus Ihrer persönlichen Sicht schreiben.
(leicht adaptiert aus der Social Media Policy von: Otto Group)

Missbrauchen Sie nicht die Anonymität des Internets um falsche oder beleidigende Aussagen über Mitbewerber zu verbreiten.
(Bewertungs-policy von kununu.com)

3. Umgangsformen im Internet

Schreiben Sie nichts, was Sie dem Adressaten nicht auch ins Gesicht sagen würden. Drücken Sie deutlich aus, was Sie mit Ihren Beiträgen meinen – geschriebene Worte vermitteln das dahintersteckende Gefühl nur sehr unzureichend und können leicht missverstanden werden. Achten Sie darauf, dass Sie ironisch gemeinte Bemerkungen und auch Humor so kennzeichnen, dass möglichst keine Missverständnisse entstehen. In einem schriftlichen Medium sehen die anderen nichts von Ihrer Mimik und Gestik.
(adaptierte Netiquette des Forums auf kununu.com)

Internet Teilnehmer lernen Sie durch Ihre Beiträge kennen. Bedenken, Sie, dass Sie im Internet eine eigene Persönlichkeit bilden, die für andere Internet Benutzer, wie eine „echte“ Person im wahren Leben wahrgenommen wird. Mit Ihren Beiträgen beeinflussen Sie unter Umständen Entscheidungen anderer – seien Sie sich dieser Verantwortung bewusst.
(adaptierte Netiquette des Forums auf kununu.com)

Denken Sie daran, Urheberrechte anderer – auch die von XY – nicht zu verletzen.
(leicht adaptiert aus der Social Media Policy von: Otto Group)

Sollte Ihnen im Umgang mit dem Internet ein Fehler unterlaufen, so stehen Sie dazu, reagieren Sie prompt und beseitigen Sie Missverständnisse möglichst rasch.
(frei übersetzt aus der Social Media Policy von: IBM)

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Beim Lesen der Social Media Policies sind mir durchgängig folgende Themenschwerpunkte aufgefallen:
1. Umgang mit Firmeninterna
2. Veröffentlichung von Meinungen
3. Bedeutung des eigenen Tuns
4. Respektvoller Umgang miteinander
5. Umgang mit Fehlern
6. Urheberrechte & Schutz

Einige Policies waren derart gestaltet, dass ich nicht einmal Lust hatte, diese auch nur 1 Sek. länger als nötig anzusehen. Hier die häufigsten Fehler beim Verfassen von Social Media Richtlinien:

ZU LANG: Die SMP des U.S. Marine Corps ist z.B. über 4 Seiten lang … für einen RATGEBER wende ich nicht so viel Zeit auf.
ZU KOMPLIZIERT: Einige SMPs waren wie ein Bürgerliches Recht-Kodex verfasst – viiiiiel zu kompliziert für durchschnittlich-mit-Gehirn-gesegnete.
ZU UNVERSTÄNDLICH: Anglizismen und Social Media Vokabular sollte möglichst vermieden werden.

LG, MP